Wie Sie Ihren Schreibtisch ordentlich und organisiert halten

Heute geben wir Ihnen einige Ratschläge, wie Sie Ihren Schreibtisch effektiv und organisiert halten. Dies ist von besonderer Bedeutung, wenn die Konzentration und die Leistung am Arbeitsplatz gesteigert werden sollen.

Es ist allgemein bekannt, dass Ordnung einen hohen Stellenwert besitzt. Gewiss haben Sie dies nicht nur zu Hause oft gehört, sondern insbesondere auch am Arbeitsplatz oder während des Studiums. Eine geordnete Umgebung ist grundlegend, um eine effektive berufliche Tätigkeit zu entfalten, Kompetenz zu beweisen und Fristen einzuhalten. Daher beleuchten wir heute die Wichtigkeit der Ordnung und wie dies am eigenen Schreibtisch erreicht werden kann. Verpassen Sie daher nicht die Lektüre dieses Artikels!

Ordnung am Schreibtisch ist von entscheidender Bedeutung für die Produktivität.

Die Organisation des Arbeitsplatzes ist eine der essentiellen Aufgaben, die jeder Berufstätige meistern sollte, um die individuelle Leistungsfähigkeit zu steigern. Zahlreiche Studien haben die Signifikanz dieses Aspekts bestätigt. 

Die Fähigkeit, den Arbeitsplatz zu organisieren und in Ordnung zu halten, resultiert aus der inneren Einstellung eines Individuums heraus.Das bedeutet, dass Personen, die sich häufig Gedanken über Organisation, Antizipation von Problemen, Produktivität und Zeitmanagement machen, ihren Schreibtisch in der Regel in geordnetem Zustand hinterlassen. Infolgedessen sind sie effizienter und produktiver. Ein ordentlicher Schreibtisch bildet somit den ersten und grundlegenden Schritt in diesem Prozess.

Die Konzentration über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten, setzt voraus, dass Sie Ihre Gedanken organisieren können. Auf diese Weise können Sie sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und dabei die übrigen Aufgaben im Blick behalten sowie deren Zeitpunkt der Erledigung. Hierfür ist es unerlässlich, eine bessere Kontrolle über die täglichen Aktivitäten zu erlangen. Dies ermöglicht eine höhere Produktivität, eine präzisere Fokussierung auf jedes Thema und erleichtert das Auffinden der benötigten Dokumente und Dateien zum richtigen Zeitpunkt. Worauf warten Sie noch, um Ordnung zu Ihrem Leitmotiv zu machen?

Die Ablenkungsepidemie

Unsere Zeit wird von Experten als "die Epidemie der Ablenkung" bezeichnet, ein psychologisches Pendant zur weltweiten Fettleibigkeitsepidemie. Unsere Gehirne werden unaufhörlich von einem Strom von Reizen und Informationen überflutet, was es uns erschwert, uns vollständig auf unsere täglichen Aktivitäten zu konzentrieren. Diese Ablenkungsepidemie stellt ein ernstzunehmendes kognitives Problem dar, das das Potenzial hat, die Produktivität nachfolgender Generationen zu mindern.

Die genaue Entstehung dieses mentalen Prozesses ist noch nicht vollständig erforscht jedoch hat die Mehrheit der Bevölkerung die Auswirkungen bereits erfahren. Daher ist es nicht ungewöhnlich, bei jungen Menschen Aufmerksamkeitsprobleme, mangelnde Konzentration oder das Verlegen von Gegenständen wie Schlüsseln zu beobachten. Auch das Vergessen von ausstehenden Aufgaben oder vereinbarten Meetings ist keine Seltenheit. All dies hat einen klaren Einfluss auf die Leistung und die Qualität unserer Arbeit. Daher ist es von Bedeutung, den Schreibtisch in Ordnung zu halten, denn dies stellt einen guten Ausgangspunkt dar, um Struktur zu schaffen.

Um körperlichem Übergewicht entgegenzuwirken, benötigen wir eine klare Strategie und tägliche Bewegung. Ebenso ist es wichtig, sich der konsumierten Lebensmittel bewusst zu sein und sich entsprechend zu ernähren. Um der ständigen mentalen Ablenkung entgegenzuwirken, ist es ebenso notwendig, eine Strategie zur Bekämpfung der Ursachen der kognitiven Überstimulation zu entwickeln. Ein erster Schritt kann dabei sein, den Schreibtisch in Ordnung zu halten, um die Gedanken zu sortieren.

Hierfür sollten Sie lernen, die täglichen Reize klug auszuwählen und zu entscheiden, welche Informationsquellen Sie nutzen. Die Realität ist, dass unsere Gehirne nicht an das Informationszeitalter angepasst sind. Daher sollten Sie darauf achten, Ihre Informationsaufnahme nicht unnötig zu überlasten. Es ist wichtig, nur solche Inhalte zu konsumieren, die Sie benötigen und für nützlich halten, und jene zu reduzieren, die nicht notwendig sind. In der heutigen Welt kann dies herausfordernd sein, deshalb ist ein bewusster Konsum von Social Media, etc. empfehlenswert, insbesondere während der Arbeit oder des Studiums.

Schritte für einen ordentlichen Schreibtisch

Strukturieren Sie Ihren Arbeitsplatz in Zonen

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu planen, wie Sie die verschiedenen Bereiche Ihres Schreibtisches nutzen werden. Überlegen Sie genau, wie der Zugriff auf die häufigsten Gegenstände des täglichen Gebrauchs am einfachsten gestaltet werden kann. Richten Sie einen Bereich für Material und wichtige Dokumente ein, in dem ausschließlich die Dinge platziert werden, die Sie täglich am häufigsten benötigen. Dieser Bereich sollte gut erreichbar sein, sodass Sie sich nicht unnötig bewegen müssen, um darauf zuzugreifen. 

Reservieren Sie einen kleinen, gut sichtbaren Platz, um die wichtigsten oder aktuell relevantesten Notizen Ihrer aktuellen Projekte zu platzieren. Alternativ können Sie einen Ordner auf Ihrem PC-Desktop mit diesen Informationen erstellen. Nutzen Sie den Kalender, um Termine und Ereignisse zu speichern, wenn möglich mit Benachrichtigungen auf Ihrem Handy oder beim Login in Ihr Mailprogramm. Auf diese Weise starten Sie jeden Tag mit einem klaren Überblick darüber, was bereits geplant ist.

Es gibt verschiedene Methoden, um Ihren Bürotisch und andere Arbeitsbereiche in Ordnung zu halten. Einige gute Verhaltensweisen, denen Sie folgen können, sind folgende:

• Halten Sie einen einfachen Zugang zu den Dateien, Dokumenten und Informationen aufrecht, die Sie benötigen, um anstehende Aufgaben zu erledigen, unabhängig davon, ob es sich um physische Dokumente oder digitale Dateien handelt. Durch gut sortierte und kategorisierte Dokumente sparen Sie viel Zeit.
• Verstauen Sie nicht sofort benötigte Dateien und Papiere an einem anderen Ort, der sich nicht unmittelbar am Schreibtisch befindet. Je nach Häufigkeit der Nutzung werden sie entweder in ein permanentes Archiv (das Sie nur selten brauchen wie z.B. Keller oder externe Festplatten) oder in ein temporäres Archiv (das Sie schneller in Reichweite haben) einsortiert.
• Halten Sie Notizen und Ideen schriftlich fest und schaffen Sie einen Raum, wo Sie Ideen bei Bedarf auffrischen können, z.B eine Pinnwand (digital oder physisch).
• Behalten Sie die Telefonnummern oder Durchwahlnummern, die Sie häufig nutzen, griffbereit oder speichern Sie sie in Ihrem Handy oder Festnetztelefon. Auf diese Weise können Sie sie schnell wählen.
• Minimieren Sie die Menge an Papier und Material auf dem Schreibtisch.
• Erstellen Sie digitale und schriftliche Mitschriebe und Notizen von wichtigen Ereignissen.
• Sichern Sie die wichtigsten Informationen doppelt oder stellen Sie sicher, dass Backups vorhanden sind.
• Reinigen Sie Ihren Schreibtisch täglich nach Feierabend.
• Widmen Sie einen Tag pro Woche dem Aufräumen von Dingen, die Sie nicht mehr am Schreibtisch benötigen, und platzieren Sie sie in einem Archiv oder vernichten Sie sie. Überprüfen Sie auch das Büromaterial und trennen Sie sich von allem Überflüssigen. Der ideale Zeitpunkt dafür ist der Freitagabend, um gut vorbereitet in die neue Woche zu starten.

Verschieben Sie nicht auf morgen, was Sie heute erledigen können

Prokrastination ist eines der häufigsten Probleme, denen wir beim Organisieren gegenüberstehen. Oft arbeiten wir mit falschen Prioritäten. Die Planung und Organisation des Arbeitsplatzes ermöglicht es uns, produktiver zu sein. Es gibt jedoch ein Problem: es gibt keine Konsequenzen, wir werden nicht entlassen, wenn wir es nicht tun. Daher neigen die meisten Menschen dazu zu sagen: "Ich mache es später." So hat ein ordentlicher Schreibtisch im Alltag oft keine Priorität.

Keine Sorge, dies liegt nicht an Ihnen oder Ihrer Persönlichkeit, sondern hängt stark mit der Zeit zusammen, in der wir leben. Die ständigen Reize, denen wir ausgesetzt sind, hindern uns daran, uns ausreichend zu konzentrieren. Wir sind so abgelenkt, dass es sehr einfach ist, in einen Strudel zu geraten, der uns von dem abhält, was wir beruflich und persönlich wirklich tun sollten. Ein Schlüsselelement im Kampf gegen die Prokrastination ist, dass wir uns darüber im Klaren werden, welche Aktivitäten wir täglich erledigen sollten.

Planen Sie einige Stunden ein, um Ihre Aktivitäten zu planen

Unsere Arbeitswelt ist anspruchsvoll: Wir müssen einen hohen und stetigen Fluss von Aufgaben bewältigen, die oft mit einer immer kürzeren Deadline verbunden sind. Profis müssen heutzutage eine gut organisierte Aufgabenliste haben, die mit klaren Terminen versehen ist und eine klare Planung, wie ein Ziel oder Projekt bis zum festgelegten Datum erreicht werden kann. Es ist wichtig, genügend Zeitpuffer zu haben, um etwaige Probleme oder Verzögerungen zu berücksichtigen. 

Aufgaben sollten so klassifiziert werden, dass es sehr einfach ist, zu wissen, was in jedem Moment zu tun ist. Ebenso ist bedeutsam zu wissen, was zu jedem Zeitpunkt am dringendsten ist. Daher sollten wir am Ende des Tages die Aufgaben für den nächsten Tag so organisieren, dass wir klar wissen, wo wir anfangen und in welcher Reihenfolge wir diese Aufgaben erledigen.

Wichtige und dringende Aufgaben:

Wichtige UND dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Alle verfügbaren Zeitressourcen sollten diesen Aufgaben zugewiesen werden. Wir sollten sie sofort erledigen und nicht aufschieben.

Wichtig, aber nicht dringend:

Wichtige Aufgaben müssen angemessen durchdacht und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Oft handelt es sich um persönliche Aufgaben und Projekte, die die Art und Weise, wie wir leben, zum Positiven verändern können, sie sind oft nicht dringend. Beispiele sind, einen Kurs zu besuchen oder zu einer Ernährungsberatung zu gehen.

Dringend:

Dringende Aufgaben sollten schnell erledigt werden, sind aber oft persönlich nicht so wichtig wie die ersten. Normalerweise handelt es sich um Aufgaben mit externer Deadline wie Rechnungen oder andere ToDos, die wir nicht rechtzeitig erledigt haben und die uns nun Stress bereiten. Antizipieren Sie Probleme und erledigen Sie anstehende Aufgaben, bevor sie dringend werden.

Vergessen Sie die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Sie stehen zwar am Ende der Liste, müssen aber dennoch ab und zu erledigt werden. Oft sind sie notwendig, damit die anderen Aufgaben vorankommen. Daher überprüfen Sie am Ende des Tages alles, was Sie getan haben, und was noch aussteht. Und seien Sie ehrlich zu sich selbst. Haben Sie Zeit verschwendet oder waren Sie produktiv? Haben Sie viele anstehende Aufgaben? Warum? Gehen Sie den Gründen auf die Spur und schauen Sie, ob Sie morgen etwas an Ihrer Routine ändern können. Das wird Ihnen helfen, jeden Tag ein wenig besser zu werden. Alternativ hilft es Ihnen, zu bemerken, ob Sie ggf. auch zu viel Arbeit haben, was dazu führt, dass Aufgaben sich ansammeln und es unmöglich wird, sie abzuschließen.

Abhängig von der Antwort können Sie Verbesserungen in die Wege leiten, z.B. indem Sie Ihrem Vorgesetzten Alternativen vorschlagen, um Ihre Arbeit produktiver zu gestalten. Manchmal können wir viele Stunden für die Arbeit aufwenden, sind aber nicht wirklich effektiv. Daher ist es notwendig zu überprüfen, was genau vor sich geht.

Übungen gegen ständige Ablenkung

Innehalten, bevor Sie handeln

Wenn Sie das Gefühl haben, die Kontrolle über Ihr Leben zu verlieren und es Ihnen oft passiert, dass Sie Dinge sagen, die Sie nicht sagen wollten, und Dinge tun, die Sie nicht tun wollten, ist der Schlüssel, innezuhalten. Kultivieren Sie die Praxis, innezuhalten, bevor Sie handeln. Um unser Leben zu kontrollieren und organisierte Profis zu sein, müssen wir lernen, uns zu stoppen. Lassen Sie sich nicht von Emotionen, Gedanken und Frustrationen mitreißen, die durch die Informationsflut entstehen können, die wir täglich konsumieren.

Die Aufmerksamkeit aufrechterhalten

Die Fähigkeit, fokussiert und konzentriert zu bleiben, ist entscheidend für organisiertes Verhalten. Das tägliche Üben jeder Form der Meditation für 5 bis 10 Minuten reicht aus. Immer mehr Unternehmen schaffen Yoga- oder Meditationsbereiche in ihren Büros. Es wurde nachgewiesen, dass diese Praktiken die Konzentration und Produktivität verbessern und auch die Energie steigern. Probieren Sie es aus!

Um Organisations-Profis zu werden, müssen wir unseren Schreibtisch ordentlich halten. Dies bringt jedoch nur etwas, wenn wir lernen, organisiert zu denken und die anderen Aspekte unseres Lebens unter Kontrolle haben. Jeder von uns kann produktiver sein, seine Aktivitäten verbessern und Prokrastination überwinden. Dies ist eine Lebensentscheidung, die wir jeden Tag aufs Neue treffen können. Eine positive Einstellung und ggf. die Hilfe eines persönlichen oder professionellen Coaches ist ein wesentlicher Schritt, um persönliche und berufliche Ziele zu erreichen.